Etkinliği Yüksek Anaplan Center Of Excellence (CoE) nasıl başlatılır?

Pazar ve tedarik zincirleri sürekli olarak değişiyor ve iş süreçlerinde ve IT çözümlerinde yapılan değişikliklerin maliyeti, bir şirketin rekabetçiliğini ve sürdürülebilirliğini önemli ölçüde etkileyebilir. Bu durum, bir şirketin kendi bünyesindeki Merkezi Mükemmeliyet (Uzmanlık Merkezi, Center Of Excellence- CoE) çalışmalarının giderek daha da önemli hale gelmesine neden olur. Bu merkezler, iş süreçlerini daha etkili hale getirmek ve stratejik görevleri çözmek için Anaplan entegre planlama platformunun yeteneklerini geliştirmeyi amaçlar.

Anaplan Center Of Excellence  Nedir? Bu, Anaplan tabanlı entegre planlama süreçlerinin etkinliğini sağlayan bir uzman ekibidir. Merkez, işletmenin ihtiyaçları doğrultusunda platformu geliştirirken aynı zamanda şirket içindeki bilgi birikimini korur ve arttırır.

Anaplan Center Of Excellence  İş Modeli 

Herhangi bir şirkette Merkezi Mükemmeliyet Birimi(CoE) oluşturma, bir CoE modeli belirlemekle başlar:

• Minimum katılımlı CoE: kullanıcı desteği, mevcut fonksiyonların iyileştirilmesi ve yeni fonksiyonların oluşturulması tamamen dış kaynaklara verilir. Şirket içi CoE, bir geliştirme stratejisi belirler ve iş görevlerini formüle eder.
• Orta düzeyde özerk CoE: mevcut fonksiyonların geliştirilmesi ve bakımı şirket içi CoE tarafından yapılır. Yeni fonksiyonlar dış uzmanlar tarafından oluşturulur.
• Maksimum düzeyde özerk CoE: mevcut fonksiyonların geliştirilmesi ve bakımı ile birlikte yeni fonksiyonların oluşturulması da şirket içi CoE tarafından yapılır.

Merkezi Mükemmeliyet Katılımcılarının Roller 

Center Of Excellence’ın etkili bir şekilde işleyebilmesi ve tam faydalarının elde edilmesi için aşağıdaki roller ve sorumluluklar tanımlanmalıdır:

• Sponsor / Proses Sahibi, iş stratejisine uygun olarak işlem önceliklerini belirler.
• Yönetici, ihtiyaçları karşılamak ve stratejik iş girişimlerini uygulamak için CoE faaliyetlerini koordine eder.
• Şirket içi Danışman / Anaplan model tasarımcısı, platformun geliştirilmesi için çözümler ve en iyi uygulamaları çalışır ve uygular
• Elçi, diğerlerinin IT çözümleri geliştirmesine ve kullanmasına örnek olacak şekilde çalışır.
• İş uzmanı, iş süreci geliştirme fırsatlarını tespit ederek, platformun tam potansiyelini kullanmak için kullanır.

Bu rollerdeki çalışanların dağılımı, şirket yapısı ve kültürüne bağlıdır. Tüm şirketler için evrensel bir çözüm yoktur.

Sıfırdan Anaplan CoE Başlatma: Dikkate Alınması Gereken Faktörler 

CoE oluşturmak için aşağıdaki adımlar atılmalıdır:

1. CoE için bir iş modeli belirleme (minimal bir katılımlı CoE, orta ölçekli otonom CoE veya maksimum ölçekli otonom CoE).
2. CoE ile ilişik ekipler (işletme, IT, bütünleyiciler vb.) arasındaki rolleri, görevleri, sorumluluk alanlarını ve etkileşim modelini tanımlama.
3. CoE için katılımcıları seçme ve iş modeli seçilen şekilde uygun olarak gerektiği gibi zamanlarını rezerve etmek.
4. CoE katılımcılarını rolleri, görevleri, çalışma ve ekipler arasındaki etkileşim desenleri konusunda bilgilendirme.
5. Anaplan eğitimi: sertifikalı Anaplan ortaklarından bağımsız çevrimiçi L1/L2 öğrenme veya koç destekli programlar.
6. Şirketin modelleri üzerinden pratik yapmak.
7. Denetleme(audit) bilgisi üzerine ekleme yapmak.
8. Denetimin sonuçlarına göre eğitim verme.

Platformun devreye alınmasının bir parçası  olarak CoE oluştururken, katılımcıları projenin başlamasından önce seçin, böylece otomatikleştirilmiş işlemleri yönetebilirler ve Anaplan’ı pratikte öğrenebilirler. Proje boyunca, CoE’nin performans sonuçları hakkında proje mimarlarının yardımıyla düzenli mimari genel izlenimler alın. Bu, hataları düzeltmenizi sağlar ve bakım ve sistem geliştirme modeline bağlı olarak ilave ekip eğitimlerine ihtiyaç olup olmadığını görmenizi sağlar.

Anaplan Center Of Excellence (CoE)’ın Başarı Faktörleri 

• Yönetim desteği.
• Doğru insanlar. Bu sadece en deneyimli çalışanları seçmek anlamına gelmez: temel yumuşak beceriler çok daha önemlidir.
• Ekibin zamanının rezerve edilmiş olması. İş görevleri ve CoE görevleri üzerinde çalışırken, çalışanlar genellikle acil operasyonel sorunları çözmek için çoğunlukla zaman harcamak zorunda kalırlar, bu da süreç ve sistemlerin gelişimini yavaşlatır. Etkili performansı sağlamak için, CoE İş Uzmanı ve İç Danışman stratejik konulara %50-100 zaman ayırabilmelidir. Bu, şirketinizin geleceğine yapılan bir yatırım olarak görülmelidir, ek maliyetler ve artan personel sayısı olarak değil.
• Teşvik ve Çalışanı Koruma programları. Yeni bir personel bulmak ve eğitmek ortalama olarak 6-8 ay sürer ve çalışma verimliliği kademeli bir şekilde artar. Bu dönemde, süreçler ve platform geliştirme için çoğu girişim durur. Şirket küresel ekonomik istikrarsızlık arka planında işletmeye hızlı bir şekilde tepki veremez, ayrıca otomasyon projesini başlatan uzmanlar şirketten ayrılırsa, kaybedilen konu hakkındaki uzmanlık önemli ölçüde kaybedilir ve bu kayıp sıklıkla telafi edilemez.

CoE Uygulaması: Başarılı ve Öğrenilecek Dersler 

Anaplan CoE’nin pratikteki gerçek örneklerine bir göz atalım:

• Otomasyon projesinin başlatılması için uluslararası bir FMCG şirketi, Anaplan işlevselliğini korumak ve geliştirmek için kendi CoEni oluşturma kararı aldı. Çalışan bir ekip, projenin başından sonuna kadar çalışmış olan insanlardan oluşuyordu, bu nedenle harici danışmanlara ihtiyaç duyulmadı. Daha sonra, bir ülkede geliştirilen CoE, dünya çapındaki iş birimlerini yöneterek diğer ülkelerde değişiklik uygulama süresini ve maliyetlerini önemli ölçüde azalttı.
• Başka bir FMCG şirketinin projesi iyi bir başlangıç yaptı – projede baştan sona çalışan insanları seçip eğittiler ancak uzun vadeli teşvik veya elde tutma düzenlemesi tanıtmayı ihmal ettiler. Sonuç olarak, proje kapanışından 3-6 ay sonra, birkaç uzman şirketten ayrıldı. Kazandıkları bilgi, iş piyasasında çok aranan uzmanlar haline getirdi. Halefleri bir teşvike sahip olmadıkları ve CoE görevlerine odaklanmadıkları için, önceki takım üyelerinden bilgi transferi sadece bir formalite olarak gerçekleşti. Sonuç olarak, şirket, bağımsız bakım ve çözüm geliştirmeye izin veren uzmanlık neredeyse tamamen kaybedildi.

Sonuç olarak, iyi geliştirilmiş bir Anaplan CoE, platformu ve süreçleri neredeyse otomatik olarak koruyabilir ve geliştirebilir, değişiklik uygulamanın zamanını ve maliyetini önemli ölçüde azaltabilir, bu da şirketin sürekli piyasa ve iş değişikliklerine hızlı bir şekilde tepki vermesine yardımcı olur. Ancak, bu ödülleri elde etmek için şirket, takıma yatırım yapmalı ve sonunda karşılığını almalıdır. CoE’ın geliştirilmesine ve devamlılığına yatırım yapılması kararı, projenin başlamasından önce alınmalı ve maliyet ve zaman için gerçekçi tahminler yapılmış olmalıdır.