Как выстроить эффективный Центр компетенций Anaplan

В контексте постоянных изменений рынка и цепочек поставок, когда скорость и стоимость внедрения изменений в бизнес-процессы и IT-решения влияет на конкурентоспособность, а порой и на жизнеспособность бизнеса, повышается значимость внутреннего Центра Компетенций организации (Центр Экспертизы, ЦК, ЦЭК, Center of Excellence, CoE). Его главная цель – продвинуть внутри компании возможности платформы интегрированного планирования Anaplan, чтобы использовать ее максимум для повышения эффективности бизнес-процессов и решения стратегических задач.

Что такое Центр компетенций Anaplan? Это команда экспертов, обеспечивающих эффективность и результативность процессов интегрированного планирования на базе Anaplan, развитие платформы в соответствии с потребностями бизнеса, сохранение и преумножение знаний в организации.

Модель работы Центра компетенций Anaplan

Построение Центра Компетенций в организации начинается с принятия концептуального решения о модели поддержки:

• Минимальное вовлечение Центра Компетенций: Поддержка пользователей, развитие существующего и создание нового функционала отдаётся на аутсорсинг. Внутренний Центр Компетенций определяет стратегию развития и формулирует бизнес-задачи;
• Умеренно автономный Центр Компетенций: развитие и поддержка функционала осуществляется силами внутреннего Центра Компетенций. К созданию нового функционала привлекаются внешние консультанты;
• Максимально автономный Центр Компетенций: развитие и поддержка существующего и создание нового функционала осуществляется силами внутреннего Центра Компетенций. 

Роли участников Центра компетенций

Для эффективного функционирования Центра Компетенций и реализации всех его преимуществ выделяют следующие роли и обязанности:

• Спонсор / Владелец процесса – определяет ключевые направления развития процесса в соответствии с бизнес-стратегией;
• Руководитель Центра Компетенций – координирует деятельность Центра Компетенций для удовлетворения потребностей и реализации стратегических инициатив бизнеса;
• Внутренний консультант / Моделер Anaplan – прорабатывает и внедряет решения и лучшие практики для развития платформы;
• Амбассадор – своим примером заряжает окружающих на использование и развитие IT-решения;
• Бизнес-эксперт – выявляет возможности развития бизнес-процессов для использования полного потенциала платформы.

Комбинация этих ролей в виде распределения по должностям и отделам зависит от организационной структуры и культуры организации – универсального решения, подходящего всем компаниям без исключения, не существует. 

Запуск Центра компетенций Anaplan с нуля – что учесть

Алгоритм построения Центра Компетенций состоит из ряда обязательных последовательных шагов:

1. Принятие решения о модели работы Центра Компетенций (минимальное вовлечение ЦК, умеренно автономный ЦК, максимально автономный ЦК);
2. Определение ролей, задач, зон ответственности и схемы взаимодействия между Центром Компетенций и смежными командами (бизнес, ИТ, интеграторы и т.п.);
3. Определение участников Центра Компетенций и высвобождение у них времени в соответствии с принятым решением по модели работы;
4. Ознакомление Центра Компетенций с описанием их ролей, задач, схемами работы и взаимодействия между командами;
5. Обучение Anaplan. Возможно как самостоятельное прохождение online-тренингов L1/L2, так и прохождение обучающих программ с живым тренером у сертифицированных партнёров Anaplan;
6. Практика на собственных моделях;
7. Проведение аудита знаний;
8. Обучение по итогам аудита.

При создании Центра Компетенций в рамках запуска платформы его участники должны быть определены до старта проекта, чтобы дать им возможность с самого начала погрузиться в нюансы автоматизируемых процессов и особенности Anaplan на практике.

В ходе проекта рекомендуется проводить регулярный архитектурный контроль результатов практической работы Центра Компетенций с помощью архитекторов Anaplan, ведущих проект. По его итогам важно провести работу над ошибками и понять, нужно ли дополнительное обучение команды в зависимости от выбранной модели поддержки и развития системы. 

Факторы успеха Центра компетенций Anaplan

• Поддержка со стороны руководства;
• Правильные люди. Совсем не обязательно номинировать самого опытного сотрудника, важнее обладание рядом основополагающих soft skills;
• Выделенное время. Как показывает практика, при совмещении бизнес-задач и задач Центра Компетенций сотрудники часто вынуждены тратить большую часть времени на решение срочных операционных вопросов, что отодвигает развитие процессов и систем на второй план. Поэтому для эффективной работы бизнес-эксперту и внутреннему консультанту важно выделять на стратегические вопросы не менее 50% времени, а в идеале – все 100%. Воспринимать это нужно не как дополнительные затраты и headcount, а как инвестиции в будущее организации;
• Программа мотивации и удержания. Найти и обучить замену ушедшему специалисту занимает в среднем 6-8 месяцев с постепенным ростом эффективности сотрудника. На это время большая часть инициатив по развитию процессов и платформы замораживается, организация не может быстро реагировать на изменения, что в ситуации глобальной экономической нестабильности так или иначе имеет негативные последствия для бизнеса. Кроме того, с уходом специалистов, стоявших у истоков проекта по автоматизации, компания теряет ряд предметных знаний, и эта потеря зачастую невосполнима.

Что работает, что не работает: примеры из практики

Рассмотрим несколько примеров работы Центра Компетенций Anaplan из реальной жизни:

• Международная FMCG компания в момент запуска проекта по автоматизации приняла решение о создании собственного Центра Компетенций для поддержания и развития функционала Anaplan. В команду вошли сотрудники, прошедшие весь проект от начала и до конца, благодаря чему привлечения сторонних консультантов после завершения проекта не потребовалось. Со временем Центр Компетенций, изначально сформировавшийся в одной стране, начал поддерживать бизнес-юниты по всему миру, значительно сократив сроки и стоимость внедрения изменений в других странах.
• Крупный FMCG производитель номинировал на участие в проекте недавно присоединившегося к компании бизнес-эксперта, при этом сохранил за ним ряд операционных задач, не учитывая кривую обучения и простой факт, что любому человеку независимо от опыта требуется время на адаптацию на новой позиции. В режиме нехватки времени сотрудник приоритезировал операционные задачи, что привело к некачественной и несвоевременной подготовке мастер-данных и срыву запуска многомиллионного проекта. Для исправления ситуации в команду был включён дополнительный бизнес-эксперт, период интенсивной поддержки силами привлечённых консультантов продлили еще на два месяца. В итоге проект был запущен, но со значительным отклонением от заявленных сроков и бюджета. Из-за недостаточной вовлеченности в проект Центр Компетенций не смог приобрести необходимые для самостоятельной работы навыки, и компания вынуждена постоянно привлекать сторонних консультантов для поддержки и развития Anaplan.
• FMCG компания на старте проекта сделала всё правильно – выделила и обучила людей, которые прошли весь проект от начала и до конца, но не подумала о долгосрочной схеме мотивации и удержания команды. В результате через 3-6 месяцев после окончания проекта из компании ушли сразу несколько экспертов, которые благодаря приобретённым знаниям стали очень востребованными на рынке. Ввиду отсутствия мотивации и фокуса на задачах Центра Компетенций у их преемников передача знаний была сделана формально, и сейчас в компании практически не осталось экспертизы, позволяющей самостоятельно поддерживать и развивать решение.

В заключение хочется сказать, что зрелый Центр Компетенций Anaplan может практически автономно поддерживать и развивать платформу и процессы, значительно сокращая сроки и стоимость внедрения изменений, тем самым помогая компании оперативно реагировать на постоянные изменения рынка и бизнеса. Но для того, чтобы получить эти дивиденды, надо сделать долгосрочную инвестицию в команду, которая со временем окупится. Если же компания не готова инвестировать в развитие и сохранение собственного Центра Компетенций, то важно решить это до входа в проект, реалистично оценив его сроки и стоимость.