В контексте постоянных изменений рынка и цепочек поставок, когда скорость и стоимость внедрения изменений в бизнес-процессы и IT-решения влияет на конкурентоспособность, а порой и на жизнеспособность бизнеса, повышается значимость внутреннего Центра Компетенций организации (Центр Экспертизы, ЦК, ЦЭК, Center of Excellence, CoE). Его главная цель – продвинуть внутри компании возможности платформы интегрированного планирования Anaplan, чтобы использовать ее максимум для повышения эффективности бизнес-процессов и решения стратегических задач.
Что такое Центр компетенций Anaplan? Это команда экспертов, обеспечивающих эффективность и результативность процессов интегрированного планирования на базе Anaplan, развитие платформы в соответствии с потребностями бизнеса, сохранение и преумножение знаний в организации.
Модель работы Центра компетенций Anaplan
Построение Центра Компетенций в организации начинается с принятия концептуального решения о модели поддержки:
- Минимальное вовлечение Центра Компетенций: Поддержка пользователей, развитие существующего и создание нового функционала отдаётся на аутсорсинг. Внутренний Центр Компетенций определяет стратегию развития и формулирует бизнес-задачи;
- Умеренно автономный Центр Компетенций: развитие и поддержка функционала осуществляется силами внутреннего Центра Компетенций. К созданию нового функционала привлекаются внешние консультанты;
- Максимально автономный Центр Компетенций: развитие и поддержка существующего и создание нового функционала осуществляется силами внутреннего Центра Компетенций.
Роли участников Центра компетенций
Для эффективного функционирования Центра Компетенций и реализации всех его преимуществ выделяют следующие роли и обязанности:
- Спонсор / Владелец процесса – определяет ключевые направления развития процесса в соответствии с бизнес-стратегией;
- Руководитель Центра Компетенций – координирует деятельность Центра Компетенций для удовлетворения потребностей и реализации стратегических инициатив бизнеса;
- Внутренний консультант / Моделер Anaplan – прорабатывает и внедряет решения и лучшие практики для развития платформы;
- Амбассадор – своим примером заряжает окружающих на использование и развитие IT-решения;
- Бизнес-эксперт – выявляет возможности развития бизнес-процессов для использования полного потенциала платформы.
Комбинация этих ролей в виде распределения по должностям и отделам зависит от организационной структуры и культуры организации – универсального решения, подходящего всем компаниям без исключения, не существует.
Запуск Центра компетенций Anaplan с нуля – что учесть
Алгоритм построения Центра Компетенций состоит из ряда обязательных последовательных шагов:
- Принятие решения о модели работы Центра Компетенций (минимальное вовлечение ЦК, умеренно автономный ЦК, максимально автономный ЦК);
- Определение ролей, задач, зон ответственности и схемы взаимодействия между Центром Компетенций и смежными командами (бизнес, ИТ, интеграторы и т.п.);
- Определение участников Центра Компетенций и высвобождение у них времени в соответствии с принятым решением по модели работы;
- Ознакомление Центра Компетенций с описанием их ролей, задач, схемами работы и взаимодействия между командами;
- Обучение Anaplan. Возможно как самостоятельное прохождение online-тренингов L1/L2, так и прохождение обучающих программ с живым тренером у сертифицированных партнёров Anaplan;
- Практика на собственных моделях;
- Проведение аудита знаний;
- Обучение по итогам аудита.
При создании Центра Компетенций в рамках запуска платформы его участники должны быть определены до старта проекта, чтобы дать им возможность с самого начала погрузиться в нюансы автоматизируемых процессов и особенности Anaplan на практике.
В ходе проекта рекомендуется проводить регулярный архитектурный контроль результатов практической работы Центра Компетенций с помощью архитекторов Anaplan, ведущих проект. По его итогам важно провести работу над ошибками и понять, нужно ли дополнительное обучение команды в зависимости от выбранной модели поддержки и развития системы.
Факторы успеха Центра компетенций Anaplan
- Поддержка со стороны руководства;
- Правильные люди. Совсем не обязательно номинировать самого опытного сотрудника, важнее обладание рядом основополагающих soft skills;
- Выделенное время. Как показывает практика, при совмещении бизнес-задач и задач Центра Компетенций сотрудники часто вынуждены тратить большую часть времени на решение срочных операционных вопросов, что отодвигает развитие процессов и систем на второй план. Поэтому для эффективной работы бизнес-эксперту и внутреннему консультанту важно выделять на стратегические вопросы не менее 50% времени, а в идеале – все 100%. Воспринимать это нужно не как дополнительные затраты и headcount, а как инвестиции в будущее организации;
- Программа мотивации и удержания. Найти и обучить замену ушедшему специалисту занимает в среднем 6-8 месяцев с постепенным ростом эффективности сотрудника. На это время большая часть инициатив по развитию процессов и платформы замораживается, организация не может быстро реагировать на изменения, что в ситуации глобальной экономической нестабильности так или иначе имеет негативные последствия для бизнеса. Кроме того, с уходом специалистов, стоявших у истоков проекта по автоматизации, компания теряет ряд предметных знаний, и эта потеря зачастую невосполнима.
Что работает, что не работает: примеры из практики
Рассмотрим несколько примеров работы Центра Компетенций Anaplan из реальной жизни:
- Международная FMCG компания в момент запуска проекта по автоматизации приняла решение о создании собственного Центра Компетенций для поддержания и развития функционала Anaplan. В команду вошли сотрудники, прошедшие весь проект от начала и до конца, благодаря чему привлечения сторонних консультантов после завершения проекта не потребовалось. Со временем Центр Компетенций, изначально сформировавшийся в одной стране, начал поддерживать бизнес-юниты по всему миру, значительно сократив сроки и стоимость внедрения изменений в других странах.
- Крупный FMCG производитель номинировал на участие в проекте недавно присоединившегося к компании бизнес-эксперта, при этом сохранил за ним ряд операционных задач, не учитывая кривую обучения и простой факт, что любому человеку независимо от опыта требуется время на адаптацию на новой позиции. В режиме нехватки времени сотрудник приоритезировал операционные задачи, что привело к некачественной и несвоевременной подготовке мастер-данных и срыву запуска многомиллионного проекта. Для исправления ситуации в команду был включён дополнительный бизнес-эксперт, период интенсивной поддержки силами привлечённых консультантов продлили еще на два месяца. В итоге проект был запущен, но со значительным отклонением от заявленных сроков и бюджета. Из-за недостаточной вовлеченности в проект Центр Компетенций не смог приобрести необходимые для самостоятельной работы навыки, и компания вынуждена постоянно привлекать сторонних консультантов для поддержки и развития Anaplan.
- FMCG компания на старте проекта сделала всё правильно – выделила и обучила людей, которые прошли весь проект от начала и до конца, но не подумала о долгосрочной схеме мотивации и удержания команды. В результате через 3-6 месяцев после окончания проекта из компании ушли сразу несколько экспертов, которые благодаря приобретённым знаниям стали очень востребованными на рынке. Ввиду отсутствия мотивации и фокуса на задачах Центра Компетенций у их преемников передача знаний была сделана формально, и сейчас в компании практически не осталось экспертизы, позволяющей самостоятельно поддерживать и развивать решение.
В заключение хочется сказать, что зрелый Центр Компетенций Anaplan может практически автономно поддерживать и развивать платформу и процессы, значительно сокращая сроки и стоимость внедрения изменений, тем самым помогая компании оперативно реагировать на постоянные изменения рынка и бизнеса. Но для того, чтобы получить эти дивиденды, надо сделать долгосрочную инвестицию в команду, которая со временем окупится. Если же компания не готова инвестировать в развитие и сохранение собственного Центра Компетенций, то важно решить это до входа в проект, реалистично оценив его сроки и стоимость.
Автор – старший эксперт по управлению цепочками поставок, в прошлом руководитель по совершенствованию процессов в крупной производственной компании.