Siz finans sektöründe misiniz? Eğer öyleyseniz, bir tik işareti koyun. Şimdi, şirketinizdeki bütçeleme süreci hakkında ne düşünüyorsunuz? Hafif rahatsız edici olarak değerlendiriyorsanız bir tik, hayli rahatsız edici buluyorsanız iki tik, gerçekten ama gerçekten nefret ediyorsanız üç tik. Toplam sonucunuz dört tik mi? Tebrikler, kazandınız. Gelin ödülünüzü alın – bütçe inceleme dosyanızın taze ve sıcak bir kopyası.
Beğenmediğiniz şey neydi? Evet, anlıyorum, sürecin sıkıcı, yoğun, uzun olduğunu ve dögüye girdiğini düşünüyorsunuz. Siz ve ekibiniz son birkaç haftayı ofiste yatarak ve birbiriyle uyuşmayan 27 Excel dosyasını anlamlandırmaya çalışarak geçirdiniz. Raporlama dosyasının son slaydını güncellemeyi bitirir bitirmez, satıştaki meslektaşlarınızın satış rakamlarıtahminlerini değiştirdiğini ve her şeye yeniden başlamanız gerektiğini. Endişelenmeyin, bunlar çoğu şirketin çeşitli derecelerde hayal kırıklığı ile karşıladığıoldukça yaygın sorunlardır. Finans sektöründeki hayatınızı daha iyi hale getirmenin bir yolu var mı? Hadi deneyelim.
Yani bu uzun bir süreç. Bunu nasıl kısaltabiliriz?
Bütçeleme döngüsünü tamamlamanız 1 ay sürüyorsa şirketinizi en iyi performans gösteren şirket olarak değerlendirebilirsiniz. Çoğu şirket 2 ay içinde bunu başarır ve bazıları 6 aya kadar sürebilir ve sonra pes ederler. Yıllık bütçenin tamamlanmasının bu kadar uzun sürmesinin normalde iki ana nedeni ya da sorun çözmede söylendiği gibi köknedeni vardır.
Birincisi yinelemelerdir. İyi kurgulanmış süreçlerde bile bütçenizin kesintisiz tek bir akış içinde hesaplanıp onaylanmasını bekleyemezsiniz. Dolayısıyla, beklenti ile gerçeklik arasındaki farktan ibaret olan hayal kırıklığını önlemek için, planımız bu olmamalı. . Aslında bütçe takvimimize ön onayları ve düzeltmeleri dahil ettiğimizde hem sürecin kalitesini hem de çıktının uygunluğunu artırmış oluruz. Eğer ana mali bütçeleme raporumuz P&L ise, bunu uygun bloklaraayırabilir ve sırf CEO’muz gelir rakamını beğenmedi diye tüm çalışmanın son dakikada baştan aşağı yeniden yapılmasını önlemek için parça parça onaylatabiliriz.
Senaryo planlaması da yardımcı olur. Mevcut dünya o kadar değişken ki, planlama varsayımları bütçeleme için harcanan 2 ay boyunca birçok kez değişiyor ve bu gerçekten kaçınabileceğimiz bir şey değil. Bununla birlikte, işiniz için temel etkenleri belirleyerek ve bunlar için bir dizi varsayım oluşturarak, tek bir kesin sayı aramak için daireler çizmek yerine proaktif olarak önceden birden fazla senaryo hazırlayabilirsiniz.
Çok sayıda girdi. Tüm bu bilgileri nasıl bir araya getirebiliriz?
Bütçeleme sürecindeki bir başka sıkıntı da, şirketin her yerinden gelen girdilerin bir araya gelmesi, birbirleriyle uzlaşması ve birden fazla boyutta tek bir tutarlı P&L oluşturması gerektiğidir. Ürün portföyü, müşteri kârlılığı, maliyet merkezi bütçe satırları, aylık aşamalandırma – finans çalışanları kaç gigabaytlık dosyayı karıştırmak, bağlamak ve çapraz bağlamak, kontrol etmek ve çapraz kontrol etmek zorunda kalıyor… Ve sonra birinin ortaya fazladan bir sütun eklediğini öğreniyorsunuz!
Standardizasyon ve otomasyon – sihirli kelimeler bunlar. Ve bu düzeni gerçekten korumalısınız. Önce en çok sevdiğimiz (ya da en azından en az nefret ettiğimiz) bir süreç oluştururuz ve ardından manuel işlemleri azaltmak için bunun etrafında bir sistem kurarız. Kaosu otomatikleştirmek istemiyoruz. Ne yazık ki standardizasyon, insanların daha önce yaptıkları işleri değiştirmek zorunda kalmaları anlamına gelir ve bu genellikle insanların sevdiği bir şey değildir. Değişim yönetimi, iyileştirme planımızın kritik bir parçasıdır. Sonunda inkar ve öfkeden depresyona ve kabullenmeye geçecekler. O zaman şirket, finans da dahil olmak üzere, rakamları hesaplamak için daha az çaba harcamaktan ve pazarda kazanmak için daha fazla çaba harcamaktan çok mutlu olacaktır.
Otomasyonun nasıl etkili bir şekilde yapılabileceği konusunda söylenecek çok şey var. Tekrar uğrayın, bir dahaki sefere bundan bahsedeceğiz.
