Оптимальная система управления проектами – один из краеугольных камней любого успешного проекта внедрения интегрированного бизнес-планирования. Консультанты должны управлять ожиданиями бизнеса и ключевых заинтересованных сторон на протяжении всего жизненного цикла проекта. В Planingo мы используем возможности управляющего комитета как наилучший формат для достижения этой цели, а также для организации продуктивного рабочего диалога между ключевыми участниками. Вот несколько инсайтов из нашего опыта, которые заработаны проверенным временем способом – методом проб и ошибок:
- Участники. Пожалуй, самое важное – это привлечь в состав нужных людей. Вы можете включить в управляющий комитет «спонсора» из высшего руководства, владельцев автоматизируемых процессов, представителей ИТ и ключевых пользователей, то есть наиболее заинтересованных и влиятельных участников. Здесь может оказаться полезной матрица «влияния-интереса», знакомая всем, кто работает в сфере управления проектами.
- Цель. С одной точки зрения, управляющий комитет создается для принятия ключевых решений по проекту, таких как ввод продукта или его части в опытную или коммерческую эксплуатацию, утверждение изменений в дорожной карте, подведение итогов и расчет ценности для бизнеса. С другой стороны, каждый проект индивидуален, и вы можете не иметь таких решений или вех в своем плане. Как правило, в наших долгосрочных проектах заседания управляющего комитета проводятся не реже одного раза в два месяца, чтобы мы могли не только информировать членов комитета о прогрессе, но и собирать обратную связь, а также держать их «в курсе» наиболее важных изменений.
- Фокус. Каждый проект включает множество активностей и документов, так что вы можете просто завалить всех информацией. Не стоит! Крайне важно предоставлять только те данные, которые необходимы для принятия решений. Не стоит забывать, что время на заседания управляющего комитета также ограничено. Цель – не просто предоставить оперативную информацию, но и получить обратную связь от бизнеса и обсудить главные вопросы, особенно если на повестке дня стоит принятие конкретных решений.
- Краткость. Несколько очевидных, но часто упускаемых из виду моментов: замена таблиц графиками, иллюстрация идей диаграммами, преобразование текстов в короткие тезисы, выводы — все это позволит донести информацию до получателей ёмко и четко. Менее очевидные, но эффективные способы: забавные иллюстрации могут помочь сконцентрировать внимание. Будьте открыты, ответственны и внимательны.
- Дополнительные советы. Если вам предстоит принять непростые решения, возможно, стоит посоветоваться с ключевыми членами комитета до официального обсуждения. Это даст больше контекста и понимания ситуации, тем самым поможет сделать встречу более продуктивной для всех её участников.
Управляющий комитет – это мощный инструмент как для компаний, так и для консультантов, который помогает отслеживать приоритеты бизнеса на разных этапах проекта, поддерживать диалог со всеми заинтересованными сторонами и быстро решать критические вопросы, чтобы проект автоматизации продвигался эффективнее.
Алексей Лаврищев,
PMP, PhD
Planingo
