Выстроен процесс интегрированного планирования для дистрибьютора фруктов и ягод

Крупная компания по дистрибуции экзотических фруктов и ягод реализует свою продукцию в крупнейших национальных и региональных торговых сетях, а также в канале HORECA. Постоянный кратный рост объёмов бизнеса, обострившаяся конкуренция и последствия локдауна поставили перед компанией задачу ускорения, повышения эффективности и точности планирования продаж и операций.

Высокие требования премиального сегмента потребителей к качеству продукта, условия сетевых ритейлеров по уровню сервиса, короткий жизненный цикл продукта сформировали профиль требуемых изменений внутренних процессов и технологических инструментов планирования. Существовавший прежде процесс был не способен справиться с постоянно изменяющимися реалиями бизнеса, тем самым создавая сложности для развития бизнеса в сложных условиях пандемии. Процесс поддерживался благодаря десяткам разрозненных Excel-файлов, а также доработанной под нужны компании системой, изначально предназначенной для поддержки процессов ERP.

Команда клиента приняла решение искать платформу, которая позволит автоматизировать и одновременно оптимизировать процесс планирования продаж и операций (S&OP) с возможностью осуществлять скользящее планирование с ежеквартальной актуализацией. Также требовалось значительно повысить качество построения и работы с прогнозом, а именно: повысить детализацию до уровня SKU, лучше прогнозировать как регулярные, так и сезонные продажи, настроить удобный интерфейс для корректировки и согласования прогноза.

Для автоматизации процесса планирования продаж и операций (S&OP) командой Planingo была внедрена платформа Anaplan c встроенными алгоритмами Машинного обучения для создания операционного и долгосрочного прогнозов продаж:

• Благодаря Anaplan был переосмыслен, выстроен и автоматизирован процесс планирования продаж и операций, уникальный для типа деятельности компании.
• В рамках проекта запущена модель планирования перспективного годового бюджета продаж и его дальнейшей дезагрегации на операционный уровень с распределением целей на уровень конкретных менеджеров по продажам, ценовых категорий и клиентов. Уже на 6-м месяце проекта компания сформировала новый годовой бюджет полностью в Anaplan.
• Внедрен процесс gap management, который позволил сместить фокус на управление разницей между стратегическими целями и показателями операционного плана.
• Для повышения оборачиваемости товаров и скорости принятия решений был создан уникальный слой внутридневного планирования – «биржа». Такое решение позволило обеспечить внутридневное распределение менеджерами по продажам нереализованных объёмов продукции между клиентами для снижения потерь и максимизации результатов продаж, а также увеличить скорость взаимодействия между отделом продаж и отделом закупок.
• Внедрены новые процессы операционного планирования и совершен переход на более низкий уровень прогнозирования. Для построения доступен прогноз, построенный с помощью алгоритмов Машинного обучения и 6 статистическими моделями. Менеджер по планированию самостоятельно выбирает прогноз путём сравнения точности используемых подходов.
• В рамках реализации проекта был создан data hub (хранилище данных) – отдельная модель для предварительной загрузки, очистки, верификации и обогащения данных. Хранилище данных интегрировано с учётными и транзакционными системами компании и обеспечивает единый «источник правды» в планировании.
• Создан Центр компетенций, который позволяет компании самостоятельно развивать решение после его запуска, что привело к экономии миллионов рублей на услугах внешних консультантов.

• Процесс годового планирования автоматизирован и переведён на скользящий ежеквартальный цикл. Длительность цикла планирования сократилась до 3-5 дней.
• Углублена детализация целей компании с уровня менеджер-продукт на уровень связки клиент-SKU.
• Повышение точности операционного прогноза более чем на 13 процентных пунктов по сравнению с существовавшим статистическим прогнозом.
• Время на еженедельное формирование операционного прогноза снизилось с снизилось с 4 до 1 часа на каждого менеджера по продажам.