Integrierte Planung auf Basis der Anaplan-Plattform

Einer der weltweit führenden Hersteller von Mineraldüngern. Die Gruppe umfasst Produktions- und Logistikanlagen, Hafenterminals und Handelshäuser. Das Unternehmen liefert seine Produkte in alle Kontinente und hat seit 2016 begonnen, ein eigenes Händlernetz aufzubauen.

Angesichts steigender Produktions- und Absatzmengen, der zunehmenden Volatilität auf dem Düngemittelmarkt und der strategischen Ausrichtung auf die Digitalisierung stand das Unternehmen vor der Herausforderung, die Qualität seiner Planung zu verbessern und seine Planungs- und Ausführungsüberwachungsprozesse zu modernisieren und zu automatisieren.

An diesen Prozessen sind mehr als 100 Personen aus verschiedenen Funktionen in 8 Unternehmen der Gruppe beteiligt. Vor dem Projekt wurde die Arbeit dadurch erschwert, dass eine große Anzahl unterschiedlicher Excel-Dateien erstellt und gepflegt werden musste, dass es keine einzige aktuelle Version des Plans gab und dass die Dateien unstrukturiert per E-Mail verschickt wurden. Es mangelte an Effizienz bei der Genehmigung des Plans, und es wurden manuelle Planungsfehler festgestellt.

Da der Prozess größtenteils manuell gepflegt wurde (mehr als 2000 Excel-Tabellen pro Jahr), stand er nicht im Einklang mit den Zielen des Unternehmens. Dies machte deutlich, dass ein einheitlicher Kreislauf für die Vertriebs- und Betriebsplanung auf der Grundlage einer modernen und flexiblen IT-Plattform erforderlich ist. Die Auswahl von Anaplan erfolgte auf der Grundlage einer Marktanalyse der relevanten IT-Systeme und ihrer Bewertung anhand einer Reihe von Kriterien. Als Umsetzungspartner fungierte das Beraterteam von Planingo.

Die Implementierung der Anaplan-Plattform gliederte sich in zwei Teile: Zunächst wurde der operative Planungsprozess für Vertrieb und Produktion mit einem einmonatigen Zeithorizont eingeführt, dann wurde der Lösungskreislauf durch einen jährlichen Geschäftsplanungsprozess und die Überwachung der operativen Planausführung sowie analytische Berichte ergänzt.

Für die Handelshäuser und die Produktionsfunktion wurde eine Szenariomodellierungsfunktion für Änderungen in der Produktion und/oder im Verkauf implementiert, mit Schätzungen der Änderungen der Produktion und der Gewinnspannen im Vergleich zum Plan.

Im Rahmen der operativen Planung wurden Optimierungsalgorithmen konsequent mit dem Tool Anaplan Optimizer durchgeführt. Diese Algorithmen berechnen unter den gegebenen Annahmen und Randbedingungen die optimalen Pläne für den Verkauf und den Versand – für den Monat – und die Produktion – bis auf die Tagesebene. Die Berechnung dauert weniger als 5 Minuten. Mit dieser Funktionalität können Sie das marginalste Verkaufs- und Produktionsprogramm auswählen, die Kapazitäten zu 100 % auslasten und den konzerninternen Verbrauchsbedarf festlegen. Anhand von integrierten Berechnungen werden die resultierenden Pläne auf ihre Durchführbarkeit geprüft, einschließlich der Verfügbarkeit von Waggonflotten und Hafenumschlagskapazitäten.

Der Prozess der Erfassung von Informationen über Produktion, Verkauf und Versand sowohl innerhalb als auch am Ende des Planungszeitraums wurde eingerichtet und standardisiert, und es wurden Integrationen mit den entsprechenden IT-Systemen des Unternehmens vorgenommen.

Darüber hinaus wurde die Workflow-Funktionalität geschaffen, um den Planerstellungsprozess in Anaplan in spezifische Aufgaben und Schritte zu unterteilen. Vor Beginn einer Phase wird jeder Mitarbeiter per Post mit Anweisungen und Fristen informiert.

• Es entsteht ein einziger Verwaltungskreislauf: Es gibt keinen separaten Prozess mehr für die Erstellung eines Produktionsplans und keinen separaten Prozess für die Absatzplanung. Es gibt jetzt einen integrierten Planungsprozess, der die Produktions-, Verkaufs- und Versandpläne einbezieht.
• Die Automatisierung von Berechnungen, Kontrollen und Analysen sowie der Einsatz von Algorithmen haben die Qualität der Planung verbessert, Analysen in jedem Bereich verfügbar gemacht und die Entscheidungsfindung des Managements transparent gemacht.
• Die Abkehr von Excel und unsystematischer Kommunikation hat Fehler und den Einfluss menschlichen Versagens minimiert, die Planungsgeschwindigkeit erhöht und die Verantwortlichkeit für die Zahlen verbessert.
• Alle Daten an einem Ort: Die aktuellsten Daten sind für jeden Nutzer jederzeit im Rahmen seiner Zugriffsrechte verfügbar. Es ist nicht mehr nötig, Informationen anzufordern und auf sie zu warten, sich auf die Verfügbarkeit von Kollegen zu verlassen, Dateiversionen zu prüfen und sich auf die Zuverlässigkeit der Post zu verlassen.
• Transparenz im neu gestalteten S&OP-Prozess: Die Mitglieder des Projektteams setzten sich kritisch mit dem etablierten Prozess auseinander, erfuhren von den Herausforderungen der Kollegen aus anderen Abteilungen und wurden zu Mitgestaltern des neuen Ansatzes. Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen begannen, den S&OP-Prozess und die Rolle eines jeden darin besser zu verstehen. Dieser Effekt ist schwer zu digitalisieren, aber noch schwerer zu überschätzen.
• Die Zusammenführung von operativer Planung und jährlicher Geschäftsplanung in einem System ermöglicht eine effektive Verfolgung sowohl der Planerfüllung als auch der Verbindung zu den Unternehmenszielen und schafft die Grundlage für einen vorausschauenden Übergang zur rollierenden Planung.