Wenn Sie die Effizienz Ihres Teams steigern und die Qualität Ihrer Geschäftsentscheidungen durch Automatisierung verbessern möchten, ohne dass diese zu einem teuren Spielzeug wird, müssen Sie drei Grundlagen schaffen.
1. Die Unternehmensleitung muss „im Bilde“ sein.
Ohne ihre Unterstützung wird nichts funktionieren. Wenn die Chefs keine Ressourcen in das Projekt investieren oder sich nicht daran beteiligen, verliert das Team schnell die Motivation. Bei der Automatisierung geht es nicht darum, „Software zu kaufen und sie dann zu vergessen”, sondern darum, Prozesse zu verändern.
2. Klare Spielregeln
Sie müssen Ihre Methodik für die Erstellung des Budgets, das Controlling und die Analyse klar formulieren. Ohne klare Vorschriften kann die Automatisierung im Chaos enden: Das System funktioniert zwar, aber die Daten sind fragmentiert. Jede Abteilung wird weiterhin auf ihre eigene Weise rechnen und die Systemarchitektur, die die einzelnen Blöcke verbindet, wird nicht optimal sein.
3. Die richtige Software
Wählen Sie eine flexible und skalierbare Lösung, die sich in Ihre IT-Infrastruktur integrieren lässt. Berücksichtigen Sie dabei neben der Funktionalität auch die Benutzerfreundlichkeit, die Sicherheit und die Möglichkeit, verschiedene Szenarien zu modellieren. Moderne Lösungen basieren auf Offenheit und transparenten Algorithmen. In einem solchen System sind Finanziers vollwertige Eigentümer und keine „Knopfdrücker”.
Was passiert, wenn Sie ohne Methodik automatisieren?
Technisch ist dies möglich und einige Unternehmen handeln auch so: Sie installieren zunächst das System und passen dann ihre Prozesse entsprechend an. Moderne Low-Code-Plattformen ermöglichen dank ihrer flexiblen Konfiguration und der schrittweisen Entwicklung von Lösungen – von minimal funktionsfähigen Produkten (MVPs) bis hin zur vollen Funktionalität – einen schnellen Start mit der Datenerfassung und der Automatisierung von Routineaufgaben. Ohne klare Regeln werden jedoch bald Probleme auftreten.
Jeder ist der Meinung, dass das System „falsch” ist, da es die spezifischen Umstände nicht berücksichtigt. Die Finanzabteilung wirft den Vertriebsmitarbeitern „unrealistische Prognosen” vor, während die Vertriebsmitarbeiter den Finanzern „Realitätsferne” vorwerfen.
Das Management erhält zwar attraktive Berichte, kann sich aber nicht ihrer Richtigkeit sicher sein. Entscheidungen werden auf der Grundlage von „gemittelten” oder verzerrten Daten getroffen.
Anstelle einer gut durchdachten Architektur gibt es provisorische Lösungen und Workarounds. Jeder Benutzer kann seine eigenen Anforderungen festlegen und das System muss ständig „optimiert” werden. Nach ein paar Jahren ist es einfacher, das System zu verschrotten, als es zu verfeinern.
Die Mitarbeiter sind es gewohnt, mit Excel zu arbeiten, und möchten nicht auf eine unbekannte Software umsteigen. Wenn das System umständlich und schwer verständlich ist, werden die Mitarbeiter ihre Arbeit weiterhin in Tabellenkalkulationen duplizieren.
Automatisierung ohne Methodik ist wie ein Hausbau ohne Fundament. Es wird eine Zeit lang funktionieren, aber dann beginnt es auseinanderzufallen. Deshalb sollten Sie, selbst wenn Sie bei Null anfangen, Ihre Prozesse gleichzeitig organisieren. Das spart Zeit, Geld und Stress.
Liza Palitsyna,
Senior-Experte für Geschäftsplanung, Finanz- und Leistungsmanagement
Planingo
