Karar Verme ve İş Planlaması için BT Çözümleri Seçerken Yapılan Yaygın Hatalar

Yulia Staneva, Planingo’da Yönetici Ortak ve İş Danışmanlığı Başkanı

Birkaç yıl önce, Orta Asya’da bulunan bir üretim şirketi bize başvurdu. Onların sorunu neydi? Yaklaşık on yıl önce uygulanan üretim ve satış planlama sistemi, işlevsel bir planlama aracından çok dijital bir arşiv haline gelmişti.

Başlangıçta planlama süreçlerini kolaylaştırmak için tasarlanmış olmasına rağmen, nadiren kullanılıyordu – hatta hiç kullanılmıyordu. Çoğu iş hala Excel’de yapılıyordu ve tamamlanan hesap tabloları sadece “işaretlemek” için sisteme yükleniyordu. Karar verme veya risk değerlendirme açısından hiçbir gerçek değer sunmuyordu.

Yönetim, yatırımı silmek istemedi ve bunun yerine sistemi iyileştirmeye ve kullanımını zorunlu kılmaya karar verdi. Ancak, kanıtlanmış “en iyi uygulamalara” dayalı olmasına rağmen, platform işin gerçekte nasıl yürüdüğüyle uyumlu değildi. Ekibin gerçek sorunları çözmesine yardımcı olmadığından, ekip onu kullanmamayı tercih etti.

Bir şirketin iş planlaması için bir BT platformu seçerken yapabileceği en pahalı hatalardan biri, kendi iş süreçlerinin benzersizliğini küçümsemek ve hazır çözümlerde yer alan “en iyi uygulamalara” körü körüne güvenmektir.

Parlak, en üst düzey bir tur otobüsüyle, virajlı, kayalık ve vahşi hayvanların dolaştığı engebeli bir dağ yolunda seyahat ettiğinizi hayal edin. Otobüs güvenilirdir, ancak bu koşullarda kontrol edilmesi imkansız ve hatta tehlikelidir. Hatayı kabul edip daha uygun bir araca geçme cesaretini gösterir miydiniz?

Neyse ki, bu şirket bunu yaptı. Eski sistemi terk edip, operasyonel gerçeklerine uygun modern bir platforma geçiş yaptılar. Bu kararı vermek bir yıldan fazla sürdü ve kolay olmadı. İki kez ödeme yapmak zorunda kaldılar: yeni bir projeye yatırım yapmak ve daha önce yaptıkları yatırımları terk etmek. Ancak bu adım, ekip içindeki güveni şüphesiz güçlendirdi: başlangıçta mevcut düzenle “idare etmek” isteyen şirketin liderleri, sonunda çalışanlarının sözünü dinlemeyi tercih etti.

Bu şirket (diğerleri gibi) neden iş planlaması için bir BT platformuna o kadar çok ihtiyaç duydu ki, iki kez yatırım yapma gerekliliği onları caydırmadı?

Basitçe söylemek gerekirse: manuel işçilikten ve bununla birlikte gelen hatalardan, gecikmelerden ve yeniden çalışmalardan uzaklaşmak için. Objektif, iş açısından faydalı kararlar almak, senaryoları hızlı bir şekilde değerlendirmek ve en uygun olanı seçmek için. Dahası, dağınık elektronik tablolar ve e-posta dizileri yerine özel bir araç kullanıldığında, işlevler arası çabaları koordine etmek ve karar alma sürecinin kaydını tutmak çok daha kolaydır.

Nelere dikkat etmelisiniz?

İş planlama BT platformu seçmek, karmaşık bir ürün satın almaya çok benzer. Öncelikle, hedeflerinizi ve ihtiyaçlarınızı net bir şekilde tanımlayın. Ardından pazarı araştırın ve vizyonunuzu mevcut seçeneklerle karşılaştırın.

İşte, bilinçli bir karar vermenize yardımcı olabilecek, çok açık olmayan ancak önemli birkaç ipucu:

• Sadece fiyata göre seçim yapmayın. En ucuz çözümü tercih etmek, genellikle daha sonra daha yüksek maliyetlere yol açar. Bunun yerine, önümüzdeki 3-5 yıl için toplam sahip olma maliyetine odaklanın. Yalnızca lisans ücretlerini değil, aynı zamanda uygulama, destek, altyapı, kullanıcı eğitimi ve iş sorunlarınızı çözmemenin maliyetini de göz önünde bulundurun.
• Gelecekteki kullanıcıları erken aşamada dahil edin. Seçim sürecine önemli iş kullanıcılarını dahil edin. Kısa listeye giren satıcılardan gerçek veri örneklerinizi ve önceden tanımlanmış senaryolarınızı kullanarak bir demo yapmalarını isteyin. Ekibin kullanılabilirliği ve işlevselliği kendileri değerlendirmelerine izin verin.
• Genç (veya nispeten genç), dinamik satıcıları değerlendirin. Bu şirketler teknolojiye yatkın, hızlı hareket eden ve genellikle yapay zeka ve makine öğreniminin en ileri noktasında yer alan şirketlerdir. Sık sık yeni özelliklere erken erişim imkanı sunarlar – hatta tam üretim aşamasına geçmeden önce – size gelişmiş araçlarla pazara ilk giren olma şansı verir.
• Buluttan korkmayın. Yerinde depolamanın gerçekten daha güvenli olup olmadığı konusunda süregelen bir tartışma vardır. Ancak performans ve hesaplama hızı söz konusu olduğunda, yerinde sistemler neredeyse her zaman geride kalır. İş planlaması için bu çok önemlidir. Bulut çözümleri bu konuda gerçek ve bazen de çarpıcı bir avantaja sahiptir.
• Mevcut müşterilerle konuşun. Satıcıya/sistem entegratörüne konuşmaya katılmamasını isteyin, çünkü amaç, proje hedeflerinin gerçekleştirilip gerçekleştirilmediğine, platformun ne kadar iyi çalıştığına, iş ekibinin memnun olup olmadığına ve satıcı/entegratörle etkileşimin nasıl gittiğine dair dürüst görüşler duymaktır. BT sisteminin aktif olarak gelişmesi ve yeni işlevler kazanması iyi bir işarettir.

Kesinlikle dikkat etmemeniz gerekenler nelerdir?

• Ürünün piyasada ne kadar süredir bulunduğuna – eğer çok uzun süredir piyasada ise, bu genellikle eski yaklaşımlar anlamına gelir,
• Analistlerin derecelendirmelerindeki sıralamasına (varlığı, konumundan daha önemlidir),
• ve hatta entegrasyon yeteneklerine (modern platformlar varsayılan olarak iyi entegre olur – daha önemli olan, verilerinizin kalitesi ve tutarlılığıdır).

Planlamanızı Otomatikleştirmenin Zamanı Geldi mi?

Şirketinizin otomatik planlamaya hazır olup olmadığını ve bir sonraki adımınızın ne olması gerektiğini belirlemenize yardımcı olacak hızlı bir öz değerlendirme testi.

S1. Planları ne sıklıkla oluşturuyor veya revize ediyorsunuz?

• 1 puan – Yıllık. Yılda bir kez plan yapıyoruz ve buna sadık kalıyoruz. Pazarımız istikrarlı ve sözleşmelerimiz uzun vadeli.
• 2 puan – Yıllık bütçe ve aylık planlar. Bütçeyi yılda iki kez gözden geçiriyor ve büyük etkinlikler için aylık planları ayarlıyoruz.
• 3 puan – Pazar değişken olduğundan sık sık yeniden hesaplama yapmak zorundayız. Planı daha sık ve daha ayrıntılı olarak güncellemek istiyoruz, ancak bu zor.
• 4 puan – 12-18 ay öncesinden itibaren sürekli planlama yapıyoruz ve toplantı sırasında bile gerçek zamanlı olarak birden fazla senaryo modellemesi yapıyoruz.

S2. Hangi araçları kullanıyorsunuz?

• 1 puan – Tek aracımız Excel.
• 2 puan – Gelişmiş Excel, ancak bu zahmetli ve emek yoğun bir iş.
• 3 puan – Bütçeleme yazılımı uyguladık, ancak diğer her şey hala elektronik tablolarda.
• 4 puan – Entegre bir planlama platformu (S&OP, bütçeleme, tahmin) kullanıyoruz, bazı modeller AI destekli.

S3. Veri kalitenizi nasıl değerlendirirsiniz?

• 1 puan – Herkes kendi verilerini kendi elektronik tablolarında tutuyor.
• 2 puan – Ana veriler temizleniyor, ancak BT sistemleri ve iş birimleri arasında tutarlı bir yapı yok.
• 3 puan – En üst düzeydeki veriler güvenilir, ancak SKU düzeyindeki ayrıntılar ve plan ile gerçek verilerin mutabakatı konusunda zorluk yaşıyoruz.
• 4 puan – Veriler temiz, tutarlı ve merkezileştirilmiştir. Geçmiş veriler en az 3 yıl geriye uzanır.

S4. Tek ve birleşik bir planınız var mı?

• 1 puan – Her bölümün kendi planı vardır. Zaten “birleşik plan” nedir?
• 2 puan – Finans departmanı şirket çapında bir plan oluşturur, ancak bu plan diğer departmanların ihtiyaçlarıyla uyumlu değildir.
• 3 puan – Tek bir plan oluşturmak için çalışıyoruz, ancak rakamlara olan güven değişkenlik gösteriyor.
• 4 puan – Plan ortaklaşa oluşturulur, finansal olarak gerekçelendirilir ve herkes tarafından kullanılır. Tüm değişiklikler görünür, izlenir ve BT sistemlerine yansıtılır.

Sonuçlar

• Ortalama Puan: 1 Otomasyon henüz bir öncelik değildir. Ortak bir planlama kültürü oluşturmaya ve departmanları uyumlu hale getirmeye odaklanın.

• Ortalama Puan: 2 BT çözümlerini keşfetmeye başlama zamanı. Piyasayı araştırarak ve veri kalitesini iyileştirerek başlayın – bu, başarılı bir uygulamanın anahtarıdır.

• Ortalama Puan: 3 Tam bir Entegre İş Planlama (IBP) platformuna hazırsınız. Gerçek zamanlı senaryo modelleme ve işbirliği araçları güçlü bir yatırım getirisi sağlayacaktır.

• Ortalama Puan: 4 Tebrikler! Kuruluşunuz planlama olgunluğu konusunda lider konumdadır. Bir sonraki adım: Değer zincirindeki kilit ortaklarla işbirliğine dayalı planlama.