Весна – прекрасное время обновления, она приносит новые надежды и новую энергию. До начала нового бюджетного цикла еще два квартала. Самое время освежить идеи и пересмотреть процессы, которые будут определять жизнь нашей финансовой команды осенью, когда природа снова уйдет в спящий режим.
Один из наиболее каверзных вопросов для финансиста – какой уровень детализации использовать при планировании. Возьмем для примера бюджет на командировки. Несмотря на то, что эта статья бюджета зачастую довольно мала по сравнению, например, с себестоимостью или маркетинговыми расходами, она всегда привлекает много внимания руководства, поэтому стоит подумать о ней заранее. Как планировать эти расходы? Попросить руководителя каждого отдела составить список поездок с указанием пункта назначения, продолжительности, цели и т. д.? Его можно прогнать через базу данных с ценами на отели и билеты, добавить расходы на питание и дополнительные услуги и составить бюджет на каждого человека на каждую поездку. Отличная идея, не так ли? Мы получим супердетальный бюджет, и более того, сможем его контролировать! Мы станем настоящими гуру эффективности, амбассадорами подхода бюджетирования с нуля 😊
Ну, возможно… При условии, что мы сможем:
(a) действительно это реализовать: другими словами, у финансов будет достаточно организационных полномочий, чтобы заставить функции выполнять эту работу, а также достаточно ресурсов для управления расчетами,
(b) поддерживать эту систему в рабочем состоянии в течение года, проводя анализ фактических и плановых показателей и регулярно пересматривая прогнозы, чтобы этот бюджет оставался актуальным, и
(c) объяснить себе, а также бизнесу, чего мы на самом деле пытаемся достичь, вкладывая огромные усилия в эту конкретную область.
Последний пункт весьма примечателен. Что мы получаем, занимаясь финансовым планированием с такой степенью детализации? Можно сказать, что точность. Возможно, да, если входящая информация является качественной и обрабатывается эффективно. Однако обратная сторона детального планирования заключается в том, что нам приходится делать гораздо больше предположений, чем при планировании на более общем уровне. Предположения о каждой поездке, стоимости каждого отеля, каждого билета. По статистике, чем больше предположений мы делаем, тем выше вероятность ошибки. Более того, согласно закону Мерфи, любые ошибки не будут взаимоисключающими, а, скорее всего, будут усиливать друг друга.
Еще одно потенциальное преимущество – возможность проведения содержательного анализа отклонений, который объяснит, что послужило причиной разницы между фактическими и плановыми расходами: какой отдел отклонился от бюджета больше остальных, какое влияние оказало количество поездок или обменный курс. Правда, хотелось бы, чтобы ресурсы, необходимые для этого анализа, не стоили больше, чем сам бюджет на командировки.
Еще одна проблема при составлении бюджета снизу вверх заключается в том, что полученная цифра часто оказывается слишком высокой по сравнению с тем, что компания готова себе позволить, и тогда нам приходится возвращаться к бизнес-функциям со словами: «молодцы, спасибо за усилия, но, пожалуйста, переделайте, и итоговая цифра должен быть на 20% ниже». Удручает, не так ли?
Каков же правильный ответ? Как мы, финансисты, любим говорить, все зависит от ситуации. Если мы не можем честно сказать, что эта статья затрат существенно повлияет на результаты бизнеса, то следует проявить смелость (да, отказ от детализации требует смелости) и использовать более легкий метод прогнозирования, например, бюджетирование от достигнутого или высокоуровневый контроль.
Однако если речь идет о действительно важных затратах, очень существенных или вызывающих вопросы у высшего руководства, то, скорее всего, без достаточно детального планирования с четкими драйверами и базовыми предположениями не обойтись. Хороший, надежный и удобный инструмент, такой как, например, Anaplan, поддержит этот подход и превратит его из кошмара, связанного с обработкой больших массивов данных в десятках разрозненных файлов, в хорошо организованный процесс. В конце концов, решение за вами, а мы всегда готовы вас поддержать.
Елизавета Палицына,
Старший эксперт по бизнес-планированию,
Финансы и управление эффективностью
Planingo
