Вы финансист? Если да, поставьте галочку. А теперь скажите, как вы относитесь к процессу бюджетирования в вашей компании? Галочка, если вы оцениваете его как легкое беспокойство, две – если он вас раздражает, три – если вы его ненавидите. Общий результат четыре галочки? Поздравляем, вы победили! Ваш приз – новый формат слайдов для утверждения бюджета Советом директоров!
Что опять не нравится? Понятно, вы считаете процесс утомительным, интенсивным, длительным и идущим по кругу. Ведь вы и ваша команда провели последние пару недель, ночуя в офисе и пытаясь разобраться в 27 файлах excel, которые не сходятся друг с другом. Как только вы закончили обновлять последний слайд презентации, коллеги из отдела продаж изменили план по объёмам и вам пришлось начать все сначала. Не волнуйтесь, это довольно распространенные проблемы, с которыми в той или иной степени сталкивается большинство компаний. Есть ли способ сделать жизнь финансистов лучше? Давайте посмотрим.
Долгий процесс. Как сделать его короче?
Вы можете считать свою компанию передовой, если цикл бюджетирования занимает месяц. Большинство компаний укладываются в 2 месяца, у некоторых это может занять до полугода, и тогда они сдаются. Обычно есть две главных причины, или, как говорят в методологии решения проблем, первопричины того, почему на составление годового бюджета уходит так много времени.
Первая – это итерации. Даже при хорошо отлаженных процессах вы не ожидаете, что бюджет будет рассчитан и утвержден с первого раза. Поэтому во избежание разочарования, которое является всего лишь разницей между ожиданием и реальностью, нужно учитывать наличие нескольких итераций. Когда мы включаем в график бюджетного процесса этапы предварительного согласования и последующие корректировки, это повышает и качество процесса, и релевантность результата. Если нашим основным финансовым отчетом по бюджетированию является P&L (БДР), можно разбить его на соответствующие блоки и последовательно их утверждать, чтобы в последнюю минуту не переделывать всю работу с самого начала, потому что генеральному директору не понравился показатель выручки.
Помогает и сценарное планирование. Современный мир настолько изменчив, что за те два месяца пока мы занимаемся составлением бюджета, плановые предположения меняются несколько раз, и в этом вторая причина постоянных пересчётов. Поэтому, договорившись о том, какие факторы являются ключевыми для вашего бизнеса и каков диапазон предположений по ним, вы сможете заранее подготовить несколько сценариев, а не ходить по кругу в поисках единственно верной цифры.
Множество входных данных. Как собрать информацию воедино?
Еще одна боль процесса бюджетирования заключается в том, что исходные данные со всей организации должны быть собраны вместе, согласованы и заложены в основу единого P&L по множеству параметров. Портфель продуктов, рентабельность клиентов, бюджетные статьи по центрам затрат, помесячная разбивка – сколько файлов в гигабайтах перелопачивают финансисты, связывая, соединяя, проверяя и перепроверяя… А потом обнаруживают, что кто-то добавил лишнюю колонку в середине!
Стандартизация и автоматизация – вот они, волшебные слова! И на самом деле нужно соблюдать именно такой порядок. Сначала мы выстраиваем процесс, который нам нравится (или который мы хотя бы не ненавидим), а затем строим систему вокруг него, чтобы сократить количество ручных операций. Не стоит автоматизировать хаос. К сожалению, стандартизация означает, что людям придется делать что-то иначе, а это, как правило, им не нравится. Что ж, управление изменениями – важнейшая часть нашего движения по пути к совершенству. В конце концов, они перейдут от отрицания и гнева через депрессию к принятию. Тогда компания, включая и финансистов, будет с радостью тратить меньше усилий на расчёты и больше – на победу на рынке.
О том, как эффективно автоматизировать финансовые процессы, можно говорить очень много. Приходите, обсудим это в следующий раз.
