Uygun bir proje yönetimi çerçevesi, başarılı bir entegre iş planlama projesinin temel taşlarından biridir, çünkü danışmanların tüm proje yaşam döngüsü boyunca işletmenin ve kilit paydaşların beklentilerini yönetmesi gerekir. Planingo’da, bunu başarmak ve tüm taraflar arasında verimli bir çalışma diyaloğu sağlamak için en iyi format olarak Yönlendirme Komitesinin gücünü kullanıyoruz. Aşağıda, ’best practise’ten elde edilen ve kan, ter ve gözyaşı dökerekkazanılan bir dizi içgörü yer almaktadır:
- Kim. Belki de en önemli şey doğru kişilerin seçilmesidir. Üst yönetimden bir sponsor, otomatize edilen süreçlerin sahipleri, IT temsilcileri ve kilit kullanıcılar, yani en ilgili ve güçlü paydaşları dahil edebilirsiniz. Proje yönetimi dünyasında çalışan herkesin aşina olduğu bir güç-ilgi matrisi burada faydalı olabilir.
- Amaç. Bir bakış açısına göre, ürünün veya artımının deneme veya ticari kullanıma sunulması, yol haritasındaki değişikliklerin onaylanması ve sonuçların ve iş değerinin özetlenmesi gibi tüm proje genelinde kilit kararların alınması için bir Yönlendirme Komitesi oluşturulmalıdır. Başka bir açıdan bakıldığında, her proje farklıdır ve proje planınızın bir parçası olarak bu tür kararlara veya kilometre taşlarına sahip olmayabilirsiniz. Kural olarak, uzun vadeli projelerimiz en az iki ayda bir Yürütme Kurulu toplantısı yapma eğilimindedir, böylece Yürütme Kurulu üyelerini yalnızca proje durumu hakkında güncellemekle kalmaz, aynı zamanda geri bildirim toplayabilir ve onları “yolda” tutabiliriz.
- Odaklanma. Her proje çok sayıda eylem ve belge içerir, bu nedenle onları gerçekten bilgiye boğabilirsiniz. Bunu yapmayın! Sadece karar vermek için gerekli olan bilgileri sağlamak hayati önem taşır. Yürütme Komitesi toplantıları için zamanın da çok kısıtlı olduğunu unutmayalım. Amaç sadece operasyonel güncellemeleri vermek değil, aynı zamanda iş dünyasından geri bildirim almak ve özellikle karar alma gündemde olduğunda kilit konuları tartışmaktır.
- Nasıl. Birkaç bariz ama genellikle gözden kaçan nokta: tabloları grafiklerle değiştirmek, fikirleri diyagramlarla göstermek, metinleri kısa madde işaretlerine dönüştürmek, sonuçları vurgulamak – tüm bunlar mesajlarınızın yüksek sesle ve net bir şekilde iletilmesini sağlayacaktır. Daha az net ama etkili: komik illüstrasyonlar dikkati yoğunlaştırmaya yardımcı olabilir. İnteraktif, sorumlu ve özenli olun.
- Daha fazla ipucu. Bazı zor kararlar almakla karşı karşıyaysanız, resmi tartışmadan önce materyalleri göstermek ve kilit Yürütme Kurulu üyeleriyle konuşmak iyi bir fikir olabilir. Bu, daha fazla bağlam ve içgörü sağlayacak ve böylece toplantının katılan herkes için daha verimli olmasına yardımcı olacaktır.
Yönlendirme Komitesi hem şirketler hem de danışmanlar için güçlü bir araçtır; iş önceliklerinin daha iyi anlaşılmasına, tüm paydaşlarla diyaloğun sürdürülmesine ve otomasyon projesinin daha verimli bir şekilde ilerleyebilmesi için kritik konuların hızlı bir şekilde ele alınmasına yardımcı olur.
Alex Lavrishev,
PMP, PhD
Planingo
