Finansal planlama otomasyonu yoluyla ekibinizin verimliliğini artırmak ve iş kararlarının kalitesini iyileştirmek istiyorsanız, bunun pahalı bir oyuncak haline gelmemesi için üç temel unsur oluşturmanız gerekir.
1. Üst yönetim ‘döngünün içinde’ olmalıdır.
Yönetimin desteği olmadan hiçbir şey işe yaramaz. Yöneticiler projeye kaynak yatırımı yapmaz veya projeye katılmazsa, ekip hızla motivasyonunu kaybeder. Otomasyon, “yazılım satın alıp unutmak” değil, süreçleri değiştirmekle ilgilidir.
2. Net oyun kuralları
Bütçenizi oluşturmak, yönetim muhasebesi ve analiz için metodolojinizi açıkça belirtmeniz gerekir. Net düzenlemeler olmadan otomasyon kaosa dönüşebilir — sistem çalışacak, ancak veriler parçalanmış olacaktır. Her departman kendi yöntemiyle hesaplamaya devam edecek ve bireysel blokları birbirine bağlayan sistem mimarisi optimal olmayacaktır.
3. Doğru yazılım
BT altyapınıza entegre edilebilecek esnek ve ölçeklenebilir bir çözüm seçmek önemlidir. Sadece işlevselliği değil, aynı zamanda kolaylık, güvenlik ve farklı senaryoları modelleme yeteneğini de göz önünde bulundurun. Modern çözümler, kullanıcılar için açıklık ve şeffaf algoritmalar üzerine kuruludur. Böyle bir sistemde, finansörler ‘düğmeye basanlar’ değil, tam sahiplerdir.
Metodoloji olmadan otomasyon yaparsanız ne olur?
Teknik olarak bu mümkündür ve bazı şirketler bunu yapmaktadır: önce sistemi kurar, ardından süreçlerini buna göre ayarlarlar. Modern düşük kodlu platformlar, esnek yapılandırmaları ve minimum uygulanabilir ürünlerden (MVP) tam işlevselliğe kadar kademeli çözüm geliştirme özellikleri sayesinde, hızlı bir şekilde veri toplamaya ve rutin görevleri otomatikleştirmeye başlamanıza olanak tanır. Ancak, net kurallar olmadan, kısa sürede sorunlar ortaya çıkacaktır.
Herkes, sistemin kendi özel koşullarını dikkate almadığı için ‘yanlış’ olduğunu düşünür. Finans departmanı, satış elemanlarını ‘gerçekçi olmayan tahminler’ yapmakla suçlarken, satış elemanları da finans departmanını ‘gerçeklikten kopuk’ olmakla suçlar.
Yönetim çekici raporlar alıyor, ancak bunların doğruluğundan emin olamıyor. Kararlar ‘ortalama’ veya çarpıtılmış verilere dayanılarak alınıyor.
İyi düşünülmüş bir mimari yerine geçici çözümler ve geçici önlemler var. Her kullanıcı kendi gereksinimlerini belirleyebiliyor ve sistem sürekli olarak ‘ince ayar’ yapılmak zorunda kalıyor. Birkaç yıl sonra, sistemi iyileştirmek yerine hurdaya çıkarmak daha kolay hale geliyor.
İnsanlar Excel’de çalışmaya alışkındır ve alışık olmadıkları bir yazılıma geçmek istemezler. Sistem kullanışsız ve anlaşılması zorsa, çalışanlar işlerini elektronik tablolarda tekrarlamaya devam ederler.
Metodoloji olmadan otomasyon, temeli olmayan bir ev inşa etmek gibidir. Bir süre işe yarayacaktır, ancak sonra çökmeye başlayacaktır. Bu nedenle, sıfırdan başlıyor olsanız bile, süreçlerinizi aynı anda düzenleyin. Bu size zaman, para ve stres tasarrufu sağlayacaktır.
Liza Palitsyna,
Kıdemli İş Planlama Uzmanı, Finans ve Performans Yönetimi
Planingo
