Häufige Fehler bei der Auswahl von IT-Lösungen für die Entscheidungsfindung und Geschäftsplanung

Yulia Staneva ist geschäftsführende Gesellschafterin und Leiterin

der Unternehmensberatung bei Planingo

Vor einigen Jahren wandte sich ein Produktionsunternehmen aus Zentralasien an uns. Die Herausforderung? Ein fast zehn Jahre zuvor implementiertes Produktions- und Vertriebsplanungssystem war eher zu einem digitalen Archiv als zu einem funktionalen Planungsinstrument geworden.

Obwohl es ursprünglich zur Optimierung von Planungsprozessen konzipiert worden war, wurde es kaum oder gar nicht genutzt. Der Großteil der Arbeit wurde weiterhin in Excel erledigt und die fertigen Tabellen lediglich ins System hochgeladen, um „die Pflicht zu erfüllen”. Das System bot keinen wirklichen Mehrwert für die Entscheidungsfindung oder Risikobewertung.

Das Management zögerte, die Investition abzuschreiben, und beschloss stattdessen, das System zu verbessern und seine Nutzung durchzusetzen. Doch obwohl es auf bewährten „Best Practices” basierte, passte die Plattform nicht zur tatsächlichen Arbeitsweise des Unternehmens. Es half dem Team nicht, echte Probleme zu lösen, weshalb es sich entschied, es nicht zu nutzen.

Einer der teuersten Fehler, den ein Unternehmen bei der Auswahl einer IT-Plattform für die Geschäftsplanung machen kann, ist die Unterschätzung der Einzigartigkeit der eigenen Geschäftsprozesse und das blinde Vertrauen in die „Best Practices“, die in Standardlösungen eingebettet sind.

Stellen Sie sich vor, Sie fahren mit einem hochmodernen, glänzenden Reisebus eine holprige Bergstraße hinauf, die voller Serpentinen, herabfallender Steine und wild umherlaufender Tiere ist. Der Bus ist zwar zuverlässig, aber unter diesen Bedingungen unkontrollierbar und sogar gefährlich. Hätten Sie den Mut, den Fehler einzugestehen und auf ein geeigneteres Fahrzeug umzusteigen?

Glücklicherweise hat dieses Unternehmen genau das getan. Es hat das alte System abgeschafft und ist auf eine moderne Plattform umgestiegen, die seinen betrieblichen Gegebenheiten entspricht. Es dauerte mehr als ein Jahr, bis diese Entscheidung getroffen wurde, und es war nicht einfach. Das Unternehmen musste doppelt zahlen: Es musste in ein neues Projekt investieren und die bereits getätigten Investitionen aufgeben. Dieser Schritt stärkte jedoch zweifellos das Vertrauen innerhalb des Teams: Die Führungskräfte, die der bestehenden Konfiguration ursprünglich „vorbehalten” gegenüber waren, entschieden sich letztendlich dafür, auf ihre Mitarbeiter zu hören.

Warum brauchte dieses Unternehmen (wie viele andere auch) eine IT-Plattform für die Geschäftsplanung so dringend, dass es sich von der Notwendigkeit einer doppelten Investition nicht abschrecken ließ?

Kurz gesagt: um sich von manueller Arbeit und den damit verbundenen Fehlern, Verzögerungen und Nacharbeiten zu lösen. Um objektive, geschäftsvorteilhafte Entscheidungen zu treffen, Szenarien schnell zu bewerten und das Optimum auszuwählen. Darüber hinaus ist es viel einfacher, funktionsübergreifende Bemühungen zu koordinieren und Entscheidungsprozesse zu dokumentieren, wenn man ein spezielles Tool verwendet statt verstreuter Tabellenkalkulationen und E-Mail-Verläufe.

Was sollten Sie beachten?

Die Auswahl einer IT-Plattform für die Geschäftsplanung ähnelt dem Kauf eines komplexen Produkts. Definieren Sie zunächst klar Ihre Ziele und Anforderungen. Erkunden Sie dann den Markt und vergleichen Sie Ihre Vorstellungen mit den tatsächlich verfügbaren Angeboten.

Hier sind einige Tipps, die Ihnen helfen können, eine fundierte Entscheidung zu treffen:

• Entscheiden Sie sich nicht allein aufgrund des Preises. Die Wahl der günstigsten Lösung führt oft zu höheren Gesamtkosten. Konzentrieren Sie sich stattdessen auf die Gesamtbetriebskosten für die nächsten drei bis fünf Jahre. Berücksichtigen Sie dabei nicht nur die Lizenzgebühren, sondern auch die Kosten für Implementierung, Support, Infrastruktur, Anwenderschulungen sowie die Kosten, die entstehen, wenn Ihre geschäftlichen Probleme nicht gelöst werden.
• Beziehen Sie zukünftige Nutzer frühzeitig mit ein. Beziehen Sie wichtige Geschäftsanwender in den Auswahlprozess mit ein. Bitten Sie die Anbieter, die in die engere Wahl gekommen sind, eine Demo mit Ihren realen Datenbeispielen und vordefinierten Szenarien durchzuführen. Lassen Sie das Team die Benutzerfreundlichkeit und Funktionalität selbst beurteilen.
• Ziehen Sie junge (oder relativ junge), dynamische Anbieter in Betracht. Diese Unternehmen sind technikaffin, schnelllebig und oft auf dem neuesten Stand der KI und des maschinellen Lernens. Oft bieten sie frühzeitigen Zugang zu neuen Funktionen, noch bevor diese vollständig produktionsbereit sind. So haben Sie die Möglichkeit, mit fortschrittlichen Tools als Erster auf den Markt zu kommen.
• Scheuen Sie sich nicht vor der Cloud. Es gibt eine anhaltende Debatte darüber, ob On-Premise-Speicher wirklich sicherer sind. In puncto Leistung und Rechengeschwindigkeit hinken On-Premise-Systeme jedoch fast immer hinterher. Für die Geschäftsplanung ist das entscheidend. Cloud-Lösungen haben hier einen echten – und manchmal sogar dramatischen – Vorteil.
• Sprechen Sie mit aktuellen Kunden. Bitten Sie den Anbieter bzw. Systemintegrator, sich nicht an dem Gespräch zu beteiligen. Das Ziel besteht darin, ehrliche Meinungen darüber zu hören, ob die Projektziele erreicht wurden, wie gut die Plattform funktioniert, ob das Geschäftsteam zufrieden ist und wie die Zusammenarbeit mit dem Anbieter bzw. Integrator verlief. Ein gutes Zeichen ist es, wenn das IT-System aktiv weiterentwickelt wird und neue Funktionen erhält.

Worauf sollten Sie auf keinen Fall achten?

• Wie lange das Produkt schon auf dem Markt ist – wenn es schon ewig existiert, bedeutet das oft veraltete Ansätze,
• seine Platzierung in Analystenbewertungen (die Präsenz ist wichtiger als die Position)
• und sogar seine Integrationsfähigkeiten (moderne Plattformen lassen sich standardmäßig gut integrieren – wichtiger sind die Qualität und Konsistenz Ihrer Daten).

Ist es Zeit, Ihre Planung zu automatisieren?

Hier finden Sie eine kurze Selbstbewertung, mit der Sie feststellen können, ob Ihr Unternehmen für eine automatisierte Planung bereit ist – und was Ihr nächster Schritt sein sollte.

Frage 1: Wie oft erstellen oder überarbeiten Sie Pläne?

• 1 Punkt – Jährlich. Wir planen einmal im Jahr und halten uns daran. Unser Markt ist stabil und die Verträge sind langfristig.
• 2 Punkte – Jahresbudget und Monatspläne. Wir überprüfen das Budget zweimal im Jahr und passen die Monatspläne für Großveranstaltungen an.
• 3 Punkte: Der Markt ist volatil, daher müssen wir häufig neu kalkulieren. Wir würden den Plan gerne noch häufiger und detaillierter aktualisieren, was sich jedoch als schwierig erweist.
• 4 Punkte: Wir praktizieren eine rollierende Planung für die nächsten 12 bis 18 Monate und modellieren mehrere Szenarien in Echtzeit, sogar während einer Besprechung.

Frage 2: Welche Tools verwenden Sie?

• 1 Punkt: Excel ist unser einziges Tool.
• 2 Punkte: Fortgeschrittenes Excel, aber es ist umständlich und arbeitsintensiv.
• 3 Punkte: Wir haben eine Budgetierungssoftware implementiert, aber alles andere erfolgt weiterhin in Tabellenkalkulationen.
• 4 Punkte: Wir verwenden eine integrierte Planungsplattform (S&OP, Budgetierung, Prognosen), einige Modelle sind KI-gestützt.

Frage 3: Wie würden Sie die Qualität Ihrer Daten bewerten?

• 1 Punkt: Jeder führt seine eigenen Tabellen mit seinen eigenen Daten.
• 2 Punkte: Die Stammdaten werden bereinigt, aber es gibt keine einheitliche Struktur über IT-Systeme und Geschäftsbereiche hinweg.
• 3 Punkte: Die Daten auf oberster Ebene sind zuverlässig, aber wir haben Probleme mit den Details auf SKU-Ebene und dem Abgleich von Plan und Ist.
• 4 Punkte: Die Daten sind sauber, einheitlich und zentralisiert. Die historischen Daten reichen mindestens drei Jahre zurück.

Frage 4: Haben Sie einen einzigen, einheitlichen Plan?

• 1 Punkt: Jede Abteilung hat ihren eigenen Plan. Was ist überhaupt ein „einheitlicher Plan”?
• 2 Punkte: Die Finanzabteilung konsolidiert einen unternehmensweiten Plan, der jedoch nicht auf die Bedürfnisse anderer Funktionen abgestimmt ist.
• 3 Punkte: Wir arbeiten an einem einheitlichen Plan, aber das Vertrauen in die Zahlen ist unterschiedlich.
• 4 Punkte: Der Plan wird gemeinsam erstellt, ist finanziell gerechtfertigt und wird von allen genutzt. Alle Änderungen sind sichtbar, werden nachverfolgt und in den IT-Systemen berücksichtigt.

Ergebnisse

• Durchschnittliche Punktzahl: 1

Automatisierung hat noch keine Priorität. Konzentrieren Sie sich darauf, eine gemeinsame Planungskultur aufzubauen und die Abteilungen aufeinander abzustimmen.

• Durchschnittliche Punktzahl: 2

Es ist an der Zeit, sich mit IT-Lösungen zu befassen. Beginnen Sie mit einer Marktanalyse und der Verbesserung der Datenqualität – dies ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen Implementierung.

• Durchschnittliche Punktzahl: 3:

Sie sind bereit für eine vollständige integrierte Geschäftsplanungsplattform (IBP). Echtzeit-Szenariomodellierung und Tools für die Zusammenarbeit sorgen für einen hohen ROI.

• Durchschnittliche Punktzahl: 4

Herzlichen Glückwunsch! Ihr Unternehmen ist führend in Sachen Planungsreife. Nächster Schritt: Gemeinsame Planung mit wichtigen Partnern entlang der gesamten Wertschöpfungskette.