Как автоматизировать финансовое планирование, чтобы система работала

Если вы хотите, чтобы автоматизация финансового планирования повысила эффективность вашей команды и качество бизнес-решений, а не превратилась в дорогую игрушку, нужно заложить три основы.

1. Топ-менеджмент должен быть «в теме»

Без поддержки руководства ничего не выйдет. Если начальство не вкладывает ресурсы и не участвует в проекте, мотивация команды быстро сойдёт на нет. Автоматизация — это не про «купили софт и забыли», а про изменения в процессах.

2. Четкие правила игры

Нужно прописать методологию того, как у вас строится бюджет, управленческий учет и анализ. Без понятных регламентов автоматизация может скатиться в хаос — система будет работать, но данные окажутся разрозненными. Каждый отдел продолжит считать по-своему, архитектура системы, соединяя индивидуальные блоки, не будет оптимальной.

3. Правильный софт

Важно выбрать гибкое и масштабируемое решение, которое встроится в вашу ИТ-инфраструктуру. Смотрите не только на функционал, но и на удобство, безопасность и возможность моделировать разные сценарии. Современные решения построены на открытости, прозрачности алгоритмов для пользователя. В такой системе финансисты – полноправные владельцы, а не «нажиматели кнопок».

Что будет, если автоматизировать без методологии?

Технически это возможно, и некоторые компании так делают: сначала ставят систему, а потом подстраивают процессы. Современные low-code платформы действительно позволяют быстро запустить сбор данных и автоматизировать рутину благодаря гибкой настройке и постепенному развитию решений от MVP (минимально жизнеспособных продуктов) до полноценного функционала. Но без четких правил скоро появятся проблемы:

• Конфликты между отделами

Каждый считает, что система «неправильная», потому что не учитывает их специфику. Финансы обвиняют продажников в «нереалистичных прогнозах», а те — финансистов в «оторванности от реальности».

• Иллюзия контроля

Руководство получает красивые отчеты, но не может быть уверено в их точности. Решения принимаются на основе «усредненных» или искаженных данных.

• Технический долг

Вместо продуманной архитектуры — костыли и временные решения. Каждый пользователь может выставить свои требования и систему приходится постоянно «допиливать». Через пару лет систему проще выбросить, чем дорабатывать.

• Сопротивление сотрудников

Люди привыкли работать в Excel и не хотят переходить на «непонятный софт». Если система неудобная и непрозрачная, сотрудники все равно дублируют работу в таблицах.

Автоматизация без методологии — это как строить дом без фундамента. Какое-то время он простоит, но потом начнет трещать по швам. Поэтому даже если начинаете с нуля, параллельно приводите процессы в порядок. Так вы сэкономите нервы, время и бюджет.